In dit artikel leggen we uit hoe je persoonlijke gegevens automatisch kunt anonimiseren binnen verschillende onderdelen van het platform. Dit helpt jouw organisatie te voldoen aan privacywetgeving zoals de AVG (GDPR).

Let op: wanneer data geanonimseerd is, dan kan dit niet meer worden teruggedraaid. Ga dus zorgvuldig met deze instellingen om.

1. Directe bestellingen en Offertes Anonimiseren

Vaak heb je na verloop van tijd niet alle data meer nodig wat is vastgelegd bij een sale. De anonimiseringsfunctie vervangt gevoelige informatie door gemaskeerde waarden (bijv. *****).

Hoe stel je dit in? (Alleen mogelijk voor de eigenaar / ownersrol)

  1. Ga naar Instellingen > Zichtbaarheid.

  2. Klik op het tabblad Anonimiseren.

  3. Je ziet hier twee secties: Offerte en Bestelling.

Voor Offertes kun je regels instellen per status:

  • Offerte geaccepteerd — anonimiseer X dagen nadat de offerte is beantwoord.

  • Offerte afgewezen — anonimiseer X dagen nadat de offerte is beantwoord.

  • Offerte verlopen — anonimiseer X dagen nadat de offerte is verlopen.

Voor Verkopen kun je regels instellen per status:

  • Directe bestelling — anonimiseer X dagen nadat de verkoop is aangemaakt.

  • Bestelling geverifieerd — anonimiseer X dagen nadat de verkoop is geverifieerd.

  • Verlopen Bestelling — anonimiseer X dagen nadat de verkoop is aangemaakt.

Kies per status voor:

  • Niet anonimiseren: geen automatische actie.

  • Anonimiseren na X dagen: voer het aantal dagen in.

Klik op Opslaan en bevestig de wijzigingen.



Wat wordt er precies vervangen?

De volgende informatie wordt gewist of overschreven:

InformatieVervangen door
Naam (voor, achter, initialen, tussenvoegsel)*****
Adres (postcode, huisnummer, toevoeging)*****
E-mailadres****@******.***
GeboortedatumVerwijderd
TelefoonnummerVerwijderd
Bankrekening (IBAN) en rekeninghouder*****
Contactpersoon*****
HandtekeningVerwijderd
KvK-nummer*****
BTW-nummer*****

Dit geldt ook voor gerelateerde gegevens zoals EAN-nummers, locatie-informatie en antwoorden op productvragen.

2. Leads Anonimiseren

Net als bij verkopen kunnen leads automatisch worden geanonimiseerd om te voorkomen dat oude gegevens onnodig in het systeem blijven staan.

Hoe stel je dit in?

  1. Ga naar Instellingen > Leads > Algemeen.

  2. Zoek de sectie Anonimisering.

  3. Stel de regels in per leadstatus:

    • Nieuwe leads — X dagen na de geplande datum.

    • Lopende leads — X dagen nadat de lead is gestart.

    • Afgeronde leads — X dagen nadat de lead is voltooid.


Wat gebeurt er?

Persoonlijke gegevens (Naam, Adres, E-mail, KvK, etc.) worden vervangen door *****. Ook antwoorden op specifieke leadvragen worden geanonimiseerd. De lead-registratie zelf blijft bestaan voor statistieken, maar is niet meer herleidbaar naar een persoon.

Goed om te weten

  • Wanneer draait het? Het anonimiseringsproces draait elke nacht automatisch.

  • Audit Log: Alle wijzigingen aan deze instellingen worden bijgehouden in het logboek.

  • Rechten: Je hebt de permissie Privacy > Anonimiseren nodig om deze instellingen te beheren

  • Verwerking van bestaande data: Wanneer je deze instellingen opslaat, worden ook oude/bestaande leads en sales meegenomen. De applicatie voert deze anonimisering 's nachts door voor alle dossiers die aan de door jou ingestelde termijn voldoen.
  • Beperkingen voor de API: Het is niet meer mogelijk om geanonimiseerde data te updaten via de API. Eenmaal geanonimiseerd, blijft de data in deze staat om de privacy en integriteit van de anonimisering te waarborgen.
  • Data op het contract wordt NIET geanonimiseerd. Hieronder staan de belangrijkste redenen waarom dit proces zo is ingericht:

  • 1. Bewijs van de Rechtsgrondslag (Audit Trail)

    Een contract is een juridisch document dat de afspraken tussen een organisatie en een klant vastlegt. Om aan te tonen dat er een geldige rechtsgrondslag was voor de verwerking van persoonsgegevens (zoals de uitvoering van een overeenkomst), moet de organisatie kunnen bewijzen met wie die overeenkomst is gesloten. Als de data op het contract direct geanonimiseerd zou worden, vervalt de bewijskracht van het document.

    2. Verschil in Bewaartermijnen

    Hoewel privacyregels zoals de AVG voorschrijven dat je data niet langer mag bewaren dan nodig, kennen andere wetten (zoals de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst) vaak langere termijnen.

    • Systeemdata: De data in de database van Salesdock (zoals namen en e-mailadressen in de CRM-lijsten) wordt vaak eerder geanonimiseerd om de dagelijkse privacyrisico's te beperken.

    • Contracten: De PDF-bestanden met de getekende contracten vallen onder de wettelijke bewaartermijn voor administratie (vaak 7 jaar). Daarom blijven deze documenten vaak langer in hun originele, ongewijzigde vorm bewaard.

  • 3. Technische Integriteit van PDF's

    Anonimisering in Salesdock werkt door waarden in de database definitief te overschrijven met sterretjes (*****). Dit proces vindt plaats op database-niveau. Een gegenereerd contract (PDF) is echter een statisch document. Het technisch 'openbreken' en aanpassen van een reeds ondertekend PDF-bestand zou de digitale integriteit van de handtekening en het document ongeldig maken.


    Advies: Als je data definitief uit het hele systeem wilt verwijderen (inclusief contracten), kan een beheerder kiezen voor de optie Data Verwijderen in plaats van anonimiseren. Let op: deze actie is onomkeerbaar en verwijdert het gehele record. Zie voor meer informatie over het verwijderen van data het artikel Data verwijderen