De contractant is de partij die juridisch het contract met de klant aangaat — en wiens bedrijfsnaam, logo en contactgegevens je terugziet op het bevestigingsdocument (PDF), in de header van bevestigingsmails en in handtekening-blokken. In de meeste gevallen is dat de leverancier die het product daadwerkelijk levert, maar het kan ook de verkopende organisatie zelf zijn (bijvoorbeeld bij white-label-constructies of als een organisatie volledig onder eigen naam verkoopt).

Dit artikel legt uit hoe je per partij (leverancier, organisatie of gebruiker) aangeeft dát deze als contractant optreedt, én hoe Salesdock vervolgens kiest welke contractant er op een specifiek document terechtkomt.

Wat betekent de toggle "Is contractant: Ja/Nee"?

De toggle Is contractant (Ja/Nee) zegt: treedt deze partij onder zijn eigen naam op richting de klant?

  • Nee — deze partij verkoopt door, maar zonder zijn eigen identiteit naar de klant te tonen. Op het contract verschijnt de naam, het logo en de gegevens van een ándere contractant (of het Salesdock-account als terugval).
  • Ja — deze partij wil zíjn eigen bedrijfsnaam, logo en gegevens op het contract tonen. Zet je deze toggle op Ja, dan klapt er een extra blok Bedrijfsgegevens open dat je moet invullen:
    • Bedrijfsnaam
    • E-mailadres
    • Contactpersoon
    • Adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
    • KvK-nummer
    • BTW-nummer
    • Telefoonnummer
    • Website
    • Logo (alleen bij leverancier)

Deze gegevens worden vanaf dat moment gebruikt als deze partij volgens de resolutielogica de contractant van een specifieke sale is. Vul ze dus volledig in — ontbreekt bijvoorbeeld het KvK-nummer, dan blijft dat veld op het contract leeg.

Waar zet je de Ja/Nee-toggle?

Salesdock kent drie niveaus waarop een partij contractant kan zijn:

  • Leverancier — via Producten → Leveranciers → (leverancier openen). De gebruikelijke plek; meestal is de leverancier de natuurlijke contractant.
  • Organisatie — via Account → Organisaties → (organisatie openen). Handig als een organisatie onder eigen vlag verkoopt en hun eigen bedrijfsgegevens op het contract wil tonen.
  • Gebruiker — via Account → Gebruikers → (gebruiker openen). Voor zelfstandige sub-contractors of zzp'ers die onder hun eigen naam verkopen, los van de organisatie waarin ze hangen.

Hoe Salesdock de contractant per sale bepaalt

Welke van die drie niveaus prioriteit krijgt, regel je éénmalig op accountniveau via Instellingen → Transacties → Algemeen → Contractant informatie op PDF. Je kunt kiezen tussen twee resolutie-strategieën:

Contractant-instelling onder Instellingen-Transacties-Algemeen

Product

Salesdock loopt deze volgorde af:

  1. Is de leverancier van het product contractant? → gebruik die gegevens.
  2. Zo niet: is de verkopende organisatie contractant? → gebruik die.
  3. Zo niet: is de gebruiker die de sale heeft gedaan contractant? → gebruik die.
  4. Zo niet: val terug op de bedrijfsgegevens die op accountniveau staan.

Deze strategie past bij omgevingen waar de leverancier doorgaans écht de contractant is en alleen in uitzonderingsgevallen iemand anders die rol op zich neemt.

Verkoper

Salesdock loopt deze volgorde af:

  1. Is de verkopende organisatie contractant? → gebruik die gegevens.
  2. Zo niet: is de gebruiker die de sale heeft gedaan contractant? → gebruik die.
  3. Zo niet: val terug op de bedrijfsgegevens op accountniveau.

De leverancier wordt in deze strategie dus niet meegenomen. Past bij omgevingen waar organisaties of zzp'ers altijd onder eigen naam verkopen, ongeacht welk product erbij hoort.

Let op: sommige leveranciers leveren een eigen PDF-template uit met een afwijkende positie voor de contractant-gegevens. Werkt jouw account met een leverancier-specifieke PDF? Dan kan de plek of de exacte styling van de contractant-gegevens afwijken van de standaard Salesdock-output. De resolutielogica zelf werkt wel gewoon hetzelfde.

Vangnet: de accountgegevens

Staat geen enkele partij in de doorlopen volgorde als contractant aangemerkt? Dan gebruikt Salesdock automatisch de bedrijfsgegevens en het logo die op accountniveau zijn ingesteld via Account → Algemeen. Zo kom je nooit met een leeg adres-blok op het contract te zitten.

Vragen?

Twijfel je welke strategie het beste past, of zie je een onverwachte contractant op een sale-PDF? Neem contact op met onze supportdesk, dan kijken we mee.