Met geautomatiseerde herinneringen stuurt Salesdock op door jou ingestelde momenten een e-mail richting de klant, zonder dat je er handmatig achteraan hoeft. Je kunt tot drie herinneringen instellen per offerte, elk met een eigen tekst, verzendmoment en eventueel een statuswijziging.
Waar vind je de instellingen?
Ga naar Instellingen → E-mails & SMS en kies vervolgens het tabblad Offerte herinneringen. Je ziet daar een tijdlijn met drie bolletjes (1, 2 en 3) tussen Aanmaken offerte en Verloopt op. Klik op een bolletje om die specifieke herinnering te openen en in te richten.
Standaardinstellingen: Salesdock zet de drie herinneringen voor elk nieuw account klaar — Herinnering 1 op één dag na aanmaken, Herinnering 2 op zeven dagen vóór verlopen en Herinnering 3 op één dag vóór verlopen. Ze staan standaard uit; je activeert per herinnering wanneer je hem wil inzetten.
De e-mail inrichten
Per herinnering kun je het onderwerp en de inhoud van de e-mail aanpassen. Salesdock levert standaardteksten mee die je direct kunt gebruiken.
- Eigen tekst maken: zet de schakelaar Wil je de standaard e-mail template gebruiken? op No. De editor wordt dan bewerkbaar zodat je je eigen onderwerp en inhoud kunt schrijven.
- Activeren: gebruik de schakelaar E-mail inschakelen om de specifieke herinnering live te zetten. Staat deze op No, dan wordt voor dat bolletje geen mail verstuurd.
- Personalisatie: via de knop Variabelen voeg je dynamische velden toe — bijvoorbeeld de naam van de klant, het gekozen product of de naam van de verkoper.
- Voorbeeld bekijken: klik op Voorbeeld om de e-mail met testgegevens te zien voordat je 'm opslaat.
Verzendmoment bepalen (Trigger)
Onder het kopje Trigger bepaal je precies wanneer Salesdock de herinnering verstuurt. Je vult drie velden in:
| Veld | Wat vul je in? |
|---|---|
| Aantal | Een getal, bijvoorbeeld 2. |
| Eenheid | uren of dagen. |
| Referentiepunt | na aanmaken — geteld vanaf het moment dat de offerte is aangemaakt. voor verlopen — geteld vanaf de vervaldatum van de offerte (terug in de tijd). na laatst gepubliceerd — geteld vanaf het moment dat de offerte voor het laatst is gepubliceerd of opnieuw verstuurd, bijvoorbeeld na een aanpassing. |
Voorbeeld: wil je dat de klant twee dagen vóórdat de offerte verloopt een herinnering krijgt? Vul dan in: 2, dagen, voor verlopen.
Optionele statuswijziging (Doel status)
Onder Doel status kun je per herinnering een statuswijziging instellen die automatisch wordt toegepast zodra de herinnering is verstuurd. Zo zie je in je transactie-overzicht direct welke offertes inmiddels een herinnering hebben ontvangen.
Bijvoorbeeld: laat de offerte van status Verzonden verspringen naar Herinnering 1 verzonden zodra Herinnering 1 de deur uit is. Laat je het veld leeg, dan blijft de oorspronkelijke status staan.
Tips voor het inzetten van drie herinneringen
- Vriendelijk beginnen, dringender afsluiten: bouw de tekst van Herinnering 1 t/m 3 op. Begin met een neutrale geheugensteun en sluit af met een laatste-kans-toon kort voor verlopen.
- Spreid de momenten: als de drie herinneringen te dicht op elkaar staan, kan dat als spammerig overkomen. De Salesdock-defaults (na aanmaken → halverwege geldigheid → vlak voor verlopen) zijn een goed startpunt.
- Voeg een statuswijziging toe als je een transactie-overzicht of dashboard wil voeden met inzicht in welke offertes herinnerd zijn.
- Test eerst met één herinnering: activeer in eerste instantie alleen Herinnering 2 of 3 en kijk hoe je doelgroep reageert. Daarna kun je opschalen.
Vergeet niet onderaan de pagina op Opslaan te klikken na het aanpassen van een herinnering. Wijzigingen gelden vanaf dat moment voor alle nieuwe offertes; lopende offertes nemen hun status mee maar krijgen geen herinnering met terugwerkende kracht voor reeds gepasseerde momenten.