Salesdock Support

Sales-agents zoeken halverwege een klantgesprek naar de laatste versie van een brochure, een productfoto of een prijsoverzicht — en vinden er drie verschillende versies in hun mailbox. De Media-bibliotheek in Salesdock biedt één centrale plek waar je documenten en afbeeldingen voor je hele team beschikbaar maakt. De agent opent ze direct vanuit zijn Salesdock-omgeving, op laptop of iPad, zonder eerst door mail of cloudopslag te ploegen.

Waarvoor kun je Media gebruiken?

Veel klanten gebruiken Media voor één of meer van onderstaande doelen:

• Productbrochures en -bladen — tijdens een gesprek snel laten zien wat een product precies inhoudt, in een visueel pakkende PDF.
• Sales-scripts en talking points — pitch-volgordes, openingszinnen, bezwaar-antwoorden, allemaal centraal raadpleegbaar voor nieuwe en ervaren agents.
• Productspecificaties — technische details die je niet uit je hoofd kent maar wel ter plekke moet kunnen opzoeken (afmetingen, vermogens, capaciteiten).
• Veelgestelde-vragen-sheets — een Q&A-document waarmee de agent direct antwoord vindt op de meestgestelde klantvragen.
• Onboardings- en trainingsmateriaal — instructiedocumenten, procedure-overzichten, checklists voor nieuwe medewerkers. Tip: zet trainingsmateriaal dat nog in voorbereiding is in een Niet zichtbaar-map zodat alleen admins eraan werken voordat 'ie wordt vrijgegeven.
• Pitch-decks en presentaties — voor afspraken bij grootzakelijke klanten waar een visuele presentatie meerwaarde geeft.
• Logos en huisstijl-afbeeldingen — voor gebruik in offertes, contracten, e-mailtemplates of presentaties.
• Tutorial-screenshots — visuele uitleg van veelgebruikte handelingen, handig voor nieuwe agents tijdens de eerste weken.
• Productfoto's voor offertes — je verwijst er via de URL naar in custom offerte-templates of mailtemplates.

Belangrijk onderscheid — UI-zichtbaarheid ≠ URL-beveiliging. De drie zichtbaarheidsniveaus (Zichtbaar voor iedereen / Beperkt zichtbaar / Niet zichtbaar) regelen wie de map en bestanden in z'n portaal te zien krijgt. Zíj zijn een interface-filter, geen beveiliging op de bestanden zelf.

Elk uploaded bestand krijgt een eigen URL die publiekelijk bereikbaar is voor iedereen die 'm kent — ook voor personen die geen Salesdock-account hebben, of voor agents die de map technisch niet in hun portaal zien. Een map op Niet zichtbaar zetten beschermt de inhoud dus niet tegen iemand die de URL doorgestuurd krijgt.

Upload daarom geen documenten met:

• Klant- of persoonsgegevens
• Prijslijsten met inkoopprijzen of marges
• Wachtwoorden, API-sleutels of andere credentials
• Interne strategie- of concurrentiedocumenten
• Concept-contracten of niet-publieke juridische stukken

Voor zulke documenten gebruik je een afgeschermde opslag binnen Salesdock (zoals bijlagen op de sale of het customer-record) of een externe oplossing met toegangsbeperking.

Hoe werkt het?

Mappen aanmaken en zichtbaarheid bepalen (admin)

1. Open in Salesdock Media via het admin-menu.
2. Klik op Nieuwe folder en geef 'm een herkenbare naam.
3. Kies een zichtbaarheidsniveau voor de map (zie de drie opties hieronder).
4. Klik op Toevoegen.

De drie zichtbaarheidsniveaus per map:

Heb je Beperkt zichtbaar gekozen? Dan verschijnt er onder de keuze een veld waar je één of meer organisaties selecteert. Alleen agents uit die organisaties krijgen de map in hun portaal te zien.

Bestanden uploaden (admin)

1. Open de gewenste map.
2. Klik op Bestand uploaden.
3. Sleep het bestand naar het uploadveld of selecteer 'm via je verkenner. Bestanden tot een formaat-grens worden geaccepteerd, mits de bestandsextensie wordt ondersteund (zie hieronder).
4. De zichtbaarheid van de map bepaalt automatisch wie het bestand kan zien in zijn portaal. Je hoeft per bestand dus niets apart in te stellen.

Bestanden bekijken en gebruiken (agent)

Agents met het juiste recht zien in hun menu Media staan. Daar zien ze dezelfde mappen en bestanden die jij als admin hebt klaargezet, en kunnen ze 'm met één klik openen om aan een klant te tonen of door te sturen.

Bestanden verwijderen

Klik op het drie-puntjes-menu naast een bestand of map en kies Verwijderen. De wijziging is direct zichtbaar voor alle agents — weggehaalde bestanden zijn niet terug te halen via de UI.

Welke bestandstypen kan ik uploaden?

De volgende extensies worden geaccepteerd:

Goed om te weten: video-bestanden (mp4, mov, webm) en audio-bestanden (mp3, wav) worden niet ondersteund in Media. Voor video heb je een externe hostingplatform nodig (YouTube, Vimeo, of een eigen cloudopslag) en deel je de URL via een ander veld of een aparte note.

Tips voor een werkbare mapstructuur

• Begin breed, verfijn later. Een handvol top-level mappen ("Brochures", "Scripts", "Training") werkt beter dan vanaf dag één een complexe boomstructuur. Naarmate je groeit, splits je een map op.
• Gebruik datums in bestandsnamen voor versies. Bijvoorbeeld brochure-thuisbatterij-2026-Q1.pdf. Zo zien agents direct of ze met de actuele versie werken.
• Houd het opgeruimd. Verwijder verouderde versies direct na het uploaden van een nieuwe — agents pakken anders soms per ongeluk de oude.
• Beperk je tot wat agents echt nodig hebben. Hoe meer ruis in Media, hoe minder agents er gebruik van maken. Een gerichte selectie wint van een volledig archief.

Veelgestelde vragen

Wie kan welke bestanden zien?

Dat hangt af van de zichtbaarheidsinstelling die je per map hebt gekozen (zie het onderdeel Mappen aanmaken en zichtbaarheid bepalen). Admins met het media-recht zien altijd alles, ongeacht het niveau. Voor agents met het reseller.media-recht geldt: ze zien alle Zichtbaar voor iedereen-mappen, plus de Beperkt zichtbaar-mappen die expliciet voor hun organisatie zijn opengezet. Niet zichtbaar-mappen blijven voor agents onzichtbaar.

Kan ik bestanden ook delen met een klant?

Ja — elk bestand heeft een unieke URL die je kunt kopiëren en in een mail of chat naar de klant kunt sturen. Dat brengt ook het risico mee: iedereen met die URL kan het bestand bekijken. Stuur dus alleen bestanden door waarvan het geen probleem is als ze breder gedeeld zouden worden.

Kan ik een verwijderd bestand terughalen?

Niet via de admin-interface. Heb je per ongeluk iets verwijderd? Neem contact op met support, dan kijken we of we 'm voor je kunnen terughalen vanuit een back-up. Dit lukt alleen als de verwijdering recent is.

Hoeveel mappen of bestanden kan ik kwijt?

Er is geen harde limiet op het aantal mappen of bestanden — wel een limiet op de bestandsgrootte per upload. In de praktijk werken klanten zonder problemen met enkele honderden tot duizenden bestanden. Wel: hoe meer er staat, hoe belangrijker een goede mapstructuur en consequente naamgeving worden.

Kan ik een afbeelding uit Media in een offerte- of mailtemplate gebruiken?

Ja. Kopieer de directe URL van het bestand en verwijs ernaar als <img src="..."> in je custom template, of als hyperlink. Handig voor logos en productfoto's die je consistent in alle uitgaande communicatie wilt gebruiken.