Wil je in één keer een grote hoeveelheid taken in Salesdock zetten in plaats van ze stuk voor stuk handmatig aan te maken? Of moet je een hele batch bestaande taken aanpassen, bijvoorbeeld omdat een planning is verschoven? Dat kan allebei met de import. Je uploadt een bestand (CSV of Excel), koppelt de kolommen aan de juiste velden en Salesdock maakt de taken aan of werkt ze bij.
De import werkt op dezelfde manier als de import van leads: je doorloopt dezelfde stappen en kunt zelf bepalen welke kolom bij welk veld hoort.
Wat heb je nodig
- Het recht om taken te importeren (zie de callout hieronder).
- Een bestand in CSV- of Excel-formaat. Voor een nieuwe taak heb je minimaal een titel en een type nodig, voor het bijwerken van een bestaande taak het Taak ID.
Waar vind ik dit? Zie je de importknop niet staan? Dan heb je het recht Taken importeren nog niet. Een beheerder kan dit voor je rol aanzetten bij de rechten van de gebruikersgroep.
Zo importeer je taken
- Ga naar het onderdeel Taken.
- Klik op het pijltje naast de knop Taak toevoegen en kies Importeren.
- Upload je bestand (CSV of Excel).
- Koppel de kolommen. Salesdock herkent veelgebruikte kolomnamen automatisch. Klopt een koppeling niet of ontbreekt er een? Dan stel je dit zelf in. Kolommen die je niet koppelt, worden niet geïmporteerd.
- Controleer in het voorbeeld of de gegevens goed worden ingelezen.
- Start de import. Je ziet de voortgang live oplopen, en daarna verschijnt de eindstatus.
Nieuwe taken aanmaken of bestaande bijwerken
Of een rij een nieuwe taak wordt of een bestaande taak bijwerkt, bepaal je met de kolom Taak ID:
- Leeg, of geen Taak ID-kolom in je bestand: er wordt een nieuwe taak aangemaakt.
- Een Taak ID ingevuld: de bestaande taak met dat ID wordt bijgewerkt.
In één bestand kun je dus taken aanmaken en bijwerken tegelijk. Het Taak ID vind je in een export van je taken.
Bij het bijwerken geldt:
- Alleen de kolommen in je bestand worden aangepast. Staat een kolom er niet in, dan blijft dat veld van de taak zoals het is. Een bestand met alleen Taak ID en Toegewezen aan verandert dus alleen de toegewezen gebruiker.
- Een lege cel maakt het veld leeg. Staat de kolom wel in je bestand maar is de cel leeg, dan wordt die waarde van de taak verwijderd. Uitzondering zijn Titel en Toegewezen aan: is die cel leeg, dan blijft de huidige waarde staan.
- Taak niet gevonden. Bestaat het Taak ID niet in je account, of mag je die taak met jouw rechten niet zien? Dan mislukt die rij met de melding "Taak niet gevonden". Er wordt dan ook geen nieuwe taak aangemaakt.
Let op: neem alleen de kolommen op die je echt wilt aanpassen. Een kolom met lege cellen die je per ongeluk meeneemt, maakt die velden bij al je taken leeg.
Welke kolommen kun je importeren
Je kunt onderstaande velden opnemen in je importbestand. Titel en Type zijn alleen verplicht bij een nieuwe taak. De rest is optioneel.
| Kolom | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Taak ID | Nee | Het ID van een bestaande taak die je wilt bijwerken. Laat je dit leeg, dan wordt er een nieuwe taak aangemaakt. |
| Titel | Bij een nieuwe taak | De titel van de taak (minimaal 3 en maximaal 60 tekens). |
| Type | Bij een nieuwe taak | Het soort taak. Gebruik de identifier van het taaktype, bijvoorbeeld default (Standaard), appointment (Afspraak), callback (Terugbelafspraak) of die van een eigen taaktype. Bij het koppelen van de kolommen kun je de waarden uit je bestand ook aan een taaktype koppelen. |
| Omschrijving | Nee | Een uitgebreide omschrijving van de taak. |
| Opmerkingen | Nee | Aanvullende opmerkingen bij de taak. |
| Locatie | Nee | De locatie van de taak (maximaal 150 tekens). |
| Plan datum | Nee | De datum waarop de taak gepland staat. |
| Geplande starttijd | Nee | De starttijd in de notatie uu:mm (bijvoorbeeld 09:30). |
| Duur | Nee | De duur van de taak als heel getal. |
| Lead ID | Nee | Koppelt de taak aan een lead. De taak wordt dan zichtbaar onder die lead. |
| Relatie ID | Nee | Koppelt de taak aan een relatie/contact. Koppel je bij het bijwerken een andere relatie, dan vervallen de contactpersonen van de oude relatie op de taak. |
| Toegewezen aan | Nee | Het gebruikers-ID van degene aan wie je de taak toewijst. Laat je dit leeg bij een nieuwe taak, dan wordt de taak toegewezen aan jou als importeur. Bij het bijwerken blijft de huidige gebruiker dan staan. |
| Datum afgerond | Nee | Bepaalt of de taak open of afgerond is. Zie het volgende onderdeel. |
| Custom velden | Afhankelijk van het veld | De extra velden van je taken. Een verplicht extra veld moet gevuld zijn als het bij het taaktype van die rij hoort. Bij het bijwerken pas je alleen de extra velden aan die in je bestand staan. |
Tip: weet je niet zeker hoe je kolommen eruit moeten zien? Maak via het onderdeel Taken eerst een export van bestaande taken. Dat bestand laat precies zien welke kolommen er zijn en hoe de gegevens eruitzien, inclusief het Taak ID.
Open of afgeronde taken importeren
Of een taak open of afgerond is, bepaal je met de kolom Datum afgerond:
- Leeg: de taak is open. Bij het bijwerken zet je een afgeronde taak zo weer open.
- Een datum van vandaag of eerder: de taak is afgerond, met die datum als afrondingsdatum.
- Geen Datum afgerond-kolom in je bestand: een nieuwe taak komt binnen als open taak, een bestaande taak houdt zijn huidige stand.
Een datum in het verleden is gewoon toegestaan. Zo kun je taken die eerder al zijn uitgevoerd alsnog met de juiste afrondingsdatum vastleggen. Een datum in de toekomst of een ongeldige datum wordt niet geaccepteerd: die rij mislukt en staat in het foutbestand.
De status van je import volgen
Na het starten zie je je import terug in het importoverzicht, met een statuslabel:
- In wachtrij: de import staat klaar om verwerkt te worden.
- Bezig: de taken worden aangemaakt of bijgewerkt, de teller loopt live op.
- Succesvol afgerond: alle rijen zijn geïmporteerd.
- Gedeeltelijk geïmporteerd: een deel van de rijen is mislukt.
- Mislukt: de import is volledig mislukt.
Na afloop zie je hoeveel taken er nieuw zijn aangemaakt en hoeveel er zijn bijgewerkt. Zijn er rijen mislukt? Dan kun je een foutbestand downloaden waarin per rij staat wat er misging, zodat je het kunt corrigeren en opnieuw kunt importeren.
Goed om te weten
Let op: anders dan bij de leadimport kun je een import van taken achteraf niet ongedaan maken. Dat geldt ook voor bijgewerkte taken: de oude waarden kun je niet terughalen. Controleer je bestand daarom goed voordat je de import start.