Welke leads een gebruiker in Salesdock te zien krijgt, hangt af van drie dingen: zijn of haar rol, de team-instellingen waarin de gebruiker zit, en eventuele privacy-instellingen op accountniveau. Hieronder zie je per rol wat de standaard zichtbaarheid is en welke instellingen je kunt gebruiken om die verder te verfijnen.
Agent
Een agent ziet een lead als minstens één van het volgende geldt:
- De lead is aan de agent toegewezen (veld
planned_user_id). - De lead hangt onder het team van de agent en is nog aan niemand toegewezen.
- De lead hangt onder het team van de agent én in de team-instellingen staat "Alle agents binnen dit team kunnen de leads van elkaar benaderen" aan (zie verderop bij Teamdeling).
- De agent heeft de lead zelf aangemaakt.
Let op: in Outside en het agent-portaal moet een lead aan een specifieke agent zijn toegewezen om zichtbaar te zijn. Ook met teamdeling aan worden leads zonder toegewezen agent daar niet getoond.
Teamleider
Een teamleider ziet:
- Alle leads die aan het eigen team zijn gekoppeld.
- Alle leads die zijn toegewezen aan agents binnen het eigen team.
- Leads die de teamleider zelf heeft aangemaakt.
Organisatie-beheerder
Een organisatie-beheerder ziet alle leads die aan de eigen organisatie(s) gekoppeld zijn, ongeacht het team of de toegewezen gebruiker. Heeft de organisatie-beheerder toegang tot meerdere organisaties, dan worden de leads van al die organisaties getoond.
Beheerder en eigenaar
Een beheerder en een eigenaar zien alle leads binnen het hele account, ongeacht organisatie, team of toegewezen gebruiker.
Instellingen die de zichtbaarheid verfijnen
Naast de rol zijn er enkele team- en account-instellingen die invloed hebben op wat een agent of teamleider ziet:
- Teamdeling — binnen een team kun je via Account → Organisaties → Teams → (team openen) → ACL voor geplande leads de schuifje "Alle agents binnen dit team kunnen de leads van elkaar benaderen" aanzetten. Daarmee ziet elk teamlid de leads van collega's binnen hetzelfde team.
- Inzicht in leads van andere teams — via "Bekijk leads van team" in dezelfde instellingen kun je een team toegang geven tot leads van één of meerdere andere teams. Handig als bijvoorbeeld een controle-team mee moet kunnen kijken zonder zelf agents te zijn.
- Team-restrictie — de instelling "Beperk toegang tot leads die door dit team zijn aangemaakt" zorgt ervoor dat leden van een team alleen leads zien die binnen het eigen team zijn aangemaakt — ook als ze via een andere weg toegang zouden hebben.
- Privacy-instellingen op accountniveau — onder Instellingen → Zichtbaarheid kun je voor nieuwe en lopende leads een tijdsgebonden zichtbaarheid instellen, bijvoorbeeld "leads alleen zichtbaar tussen X dagen voor en Y dagen na de geplande datum". Deze filter komt bovenop de rol-gebaseerde zichtbaarheid: een agent ziet leads die volgens zijn rol zichtbaar zouden zijn, behalve als ze door de tijds-filter buiten beeld vallen.
Vuistregel: de uiteindelijke zichtbaarheid is altijd het snijvlak van rol-toegang, team-instellingen en privacy-instellingen. Wordt een lead onverwacht niet getoond, loop dan deze drie lagen langs om de oorzaak te vinden.