Onder Instellingen → Leads → Algemeen richt je in hoe leads zich gedragen in jouw omgeving: automatische statusveranderingen, e-mails en sms bij plannen, werkuren, zichtbaarheid van leads en aan welke regels agenten zich houden tijdens het verwerken.
Wanneer zie je deze pagina? Alleen als je account de leadmodule en/of Outside afneemt. Heb je deze niet, dan zie je deze instellingen niet.
Automatische statusverandering
Koppel een zelfgemaakte leadstatus aan een gebeurtenis. Zo verandert de status van een lead automatisch na een specifieke actie. Bijvoorbeeld: zodra een lead wordt omgezet naar een offerte, krijgt de lead automatisch de status “Offerte uitgebracht”.
Het aanmaken van eigen leadstatussen leggen we uit in het artikel Statussen aanmaken voor leads.
Outside-specifieke statussen
Gebruik je de D2D-module Outside? Dan kun je ook hiervoor specifieke status-automatisering instellen. De onderstaande configuratie zorgt ervoor dat een agent in Outside snel en gestructureerd een lead kan afhandelen. Dit heeft direct invloed op de knoppen Niet thuis, Afspraak, Sale en Overig die de agent ziet op de lead-detailpagina.
Niet thuis
Wanneer een agent een lead voor de eerste keer afboekt via Niet thuis, verschijnt op de kaart een marker met een deurtje en verandert de leadstatus automatisch naar de status die je in deze instellingen hebt vastgelegd. Bij de tweede “niet thuis”-afboeking zie je een 2 in de marker en wordt de status opnieuw automatisch bijgewerkt. Heb je de derde “niet thuis”-status als afgerond gemarkeerd, dan verdwijnt de lead uit de lijst met op te pakken leads.
Afspraak
Maakt de bewoner een nieuwe afspraak voor later? Dan boekt de agent de lead af via Afspraak en koppelt deze aan de status die je hebt ingesteld onder Status wanneer een agent een afspraak plant bij een lead. Op de kaart verschijnt dan een paarse marker, zodat je in één oogopslag ziet welke leads in afspraak staan en hierop kunt filteren.
Sale
Via Sale wordt de agent direct doorgestuurd naar Salesdock Sell om een offerte te starten. De klantgegevens van de lead worden geprefilled en de leadstatus wordt — mits geconfigureerd — automatisch bijgewerkt via de statussynchronisatie.
Overig
Via Overig kan de agent de lead handmatig afboeken met een vrije statuskeuze en eventueel een opmerking toevoegen.
Lead e-mails
Hier bepaal je of de planner of agent zelf mag kiezen om bij het (her)plannen een e-mail of sms naar de lead te sturen. Staat een optie op nee, dan volgt het systeem de algemene instellingen onder Instellingen → Leads → E-mails & sms.
Tip: standaard worden er bij bulk-plannen geen e-mails of sms-berichten verstuurd. Zet je deze optie op Ja, dan kan de planner er tijdens het bulk-plannen alsnog voor kiezen om dit wel te doen.
Werkuren
Stel hier in hoeveel werkuren een werkdag bij jou telt (bijvoorbeeld 8 of 7,5). Deze waarde wordt gebruikt voor de werkuren-rapportage onder Rapportage → Werkuren.
Zichtbaarheid leads
In dit onderdeel bepaal je hoelang een lead voor een agent zichtbaar blijft, op basis van de status van de lead. Je kunt een aparte regel instellen voor nieuwe, open en afgeronde leads:
- Nieuw — verberg een lead die meer dan X dagen in het verleden of meer dan Y dagen in de toekomst is ingepland.
- Open — verberg een open lead na X dagen.
- Afgerond — verberg een afgeronde lead na X dagen.
De zichtbaarheidsregels gelden alleen voor agenten en alleen wanneer de lead een geplande datum heeft.
Lead instellingen
In dit onderdeel staan de algemene regels voor hoe een agent met leads omgaat: wat verplicht is bij verwerking, wat geblokkeerd wordt, en hoe historie zich gedraagt na een reset.
Maak activiteit verplicht
Verplicht agenten om bij elke leadwijziging een activiteit te kiezen. Zo blijft duidelijk wat er met de lead is gebeurd.
Maak gebied verplicht
Verplicht dat een lead altijd aan een gebied gekoppeld is. Je kunt deze verplichting beperken tot specifieke organisaties — laat je het veld leeg, dan geldt de verplichting voor alle organisaties.
Updaten van vergrendelde leads via leadimport
Sta toe dat een lead die vergrendeld is (bijvoorbeeld omdat hij in behandeling is) toch via een leadimport bijgewerkt kan worden. Standaard staat dit aan, zodat een import nooit een bestaande lead met nieuwe gegevens kan overslaan.
Leads worden automatisch toegewezen aan gebieden
Schakel deze optie aan om nieuwe leads automatisch aan het juiste gebied te koppelen op basis van de postcode van de lead. Dit werkt alleen voor gebieden waarbij je postcodegrenzen hebt ingesteld.
Bestaande leads meenemen? Bij het inschakelen kun je kiezen om ook bestaande leads met terugwerkende kracht aan de juiste gebieden te koppelen.
Blokkeer adreswijziging voor transacties vanuit leads
Voorkom dat de klantgegevens (met name het adres) gewijzigd worden zodra er vanuit een lead een transactie wordt aangemaakt. Zo is het zeker dat het adres uit de lead leidend blijft op de transactie.
Blokkeer adreswijziging voor leads door een agent
Schakel dit aan om agenten te beletten het adres van de lead aan te passen. Handig wanneer leads bij jou met geverifieerde adresgegevens binnenkomen die niet door een agent overschreven mogen worden.
Zichtbaarheid lead-historie van agent na reset
Bepaal of agenten na een reset nog historie kunnen zien van wat er eerder met de lead is gebeurd. Je kiest uit drie varianten: altijd verbergen, verbergen bij opnieuw toewijzen (standaard), of altijd zichtbaar. Een uitgebreide uitleg en wanneer je welke optie kiest, vind je in het aparte artikel Zichtbaarheid lead-historie van agent na reset.
Geldt alleen voor agenten. Beheerders, planners en eigenaren zien altijd de volledige historie, ongeacht deze keuze.