Bij anonimisering binnen Salesdock worden alle standaard herleidbare velden (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer) automatisch geanonimiseerd. Heb je in een flow zelf productvragen toegevoegd waarin extra persoonsgegevens worden uitgevraagd — bijvoorbeeld een tweede e-mailadres voor de factuur, een vrij ingevulde toelichting met persoonsgegevens of een geboorteplaats — dan worden die antwoorden standaard niet meegenomen. Met één schuifje per productvraag kun je dat aanzetten.

Productvraag op 'anonimiseerbaar' zetten

  1. Ga in het top-menu naar Flows.
  2. Klik in de sub-navigatie op Productvragen.
  3. Open de productvraag die je wilt aanpassen.
  4. Zet het schuifje Anonimiseerbaar aan en sla de wijziging op.

Doe dit voor elke productvraag waarvan de antwoorden persoonsgegevens kunnen bevatten. Productvragen waarvan de antwoorden objectief en niet-herleidbaar zijn (bijvoorbeeld een productkeuze of een ja/nee-vraag zonder context) hoef je niet aan te merken.

Wat gebeurt er bij anonimisering?

Zodra een transactie wordt geanonimiseerd, vervangt Salesdock het antwoord op een als anonimiseerbaar gemarkeerde productvraag door *****. Dezelfde vervanging vindt plaats in de wijzigingsgeschiedenis (change log) van die transactie, zodat er ook in de audittrail geen herleidbare waarde achterblijft.

Let op: het schuifje werkt vooruit. Productvragen die je nu op anonimiseerbaar zet, worden vanaf nu meegenomen in elke anonimisering. Transacties die in het verleden al zijn geanonimiseerd zonder dat de vraag op anonimiseerbaar stond, behouden hun oorspronkelijke antwoord op die productvraag.

Wanneer wordt een transactie eigenlijk geanonimiseerd?

De anonimiseerbaar-vlag op een productvraag bepaalt alleen of het antwoord meegaat. Wannéér de anonimisering daadwerkelijk plaatsvindt, wordt op drie manieren bepaald:

  • Handmatig vanuit een relatie: bij het anonimiseren van een relatie worden alle aan die relatie gekoppelde transacties meegeanonimiseerd, inclusief de productvragen die op anonimiseerbaar staan.
  • Handmatig per transactie: als een transactie individueel wordt geanonimiseerd, gelden dezelfde regels.
  • Automatisch op accountniveau: via Instellingen → Zichtbaarheid → Anonimiseren kun je per status (geaccepteerd, afgewezen, verlopen, geverifieerd, enzovoort) instellen na hoeveel dagen transacties automatisch geanonimiseerd worden. Dit proces draait dagelijks in de nacht.

Tip: heb je ook leadvragen met persoonsgegevens? Daar zit dezelfde toggle op. Je vindt 'm via Instellingen → Leads → Vragen, en hij werkt op exact dezelfde manier — bij een lead-anonimisering wordt het antwoord dan ook vervangen door *****.