Wil je alle persoonlijke gegevens van een relatie onherkenbaar maken — bijvoorbeeld omdat iemand een beroep doet op het recht om vergeten te worden? Dat kun je per relatie doen met de anonimiseer-functie. Hieronder lees je precies wat er gebeurt en hoe je het instelt.
Wat gebeurt er bij het anonimiseren?
De persoonsgegevens van de relatie worden overschreven en zijn daarna niet meer leesbaar. Concreet gaat het om:
- Naam en adres (postcode, huisnummer en toevoeging)
- Geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer
- IBAN
- Bij zakelijke relaties ook de bedrijfsnaam, het KvK-nummer, het btw-nummer en de contactpersoon
Daarnaast worden eventuele contactpersonen bij de relatie automatisch mee-geanonimiseerd, en worden bestanden die in maatwerkvelden zijn geüpload definitief verwijderd. De relatie zelf blijft als (lege) registratie bestaan, maar verschijnt niet meer in je relatie-overzicht en is ook niet meer terug te vinden via de zoekfunctie.
Let op: anonimiseren kan niet ongedaan worden gemaakt. De oude gegevens worden overschreven en zijn daarna definitief weg.
Wie kan een relatie anonimiseren?
Standaard kunnen Owners en Admins een relatie anonimiseren. Het recht om te anonimiseren kan per gebruiker worden toegekend, dus desgewenst kun je het ook voor andere rollen aanzetten. Zie je de knop niet bij een relatie, dan heb je dit recht (nog) niet.
Zo anonimiseer je een relatie
- Ga naar Relaties.
- Zoek de betreffende relatie op en open deze.
- Klik rechts bij de acties op de rode knop Anonimiseer.
- Typ in het venster het woord
ANONYMIZEom te bevestigen. Let op: dit typ je exact zo, in hoofdletters, ook in de Nederlandse omgeving. - Wil je ook de gekoppelde sales anonimiseren? Zet dan het vinkje Anonimiseer sales gekoppeld aan deze relatie aan (zie hieronder).
- Klik op Anonimiseer om te bevestigen.
Ook de gekoppelde sales anonimiseren
Standaard anonimiseer je alleen de relatie zelf (en de bijbehorende contactpersonen). Zet je het vinkje Anonimiseer sales gekoppeld aan deze relatie aan, dan worden ook de persoonsgegevens op alle gekoppelde sales onherkenbaar gemaakt — inclusief de aansluitgegevens en EAN-codes — en worden de bijbehorende contracten opnieuw aangemaakt zonder de oude gegevens.
Tip: een eventueel gekoppelde lead wordt hiermee niet geanonimiseerd. Een lead anonimiseer je apart, vanuit de lead zelf.
Wat gebeurt er daarna?
De relatie verdwijnt uit je overzicht en zoekresultaten. De gegevens zijn weg, maar de actie wordt wel vastgelegd in het auditlog. Zo blijft altijd herleidbaar dát en wanneer een relatie is geanonimiseerd.